Privacy notice

Who we are

Hive by Bees, operated by Home & Away, provides co-living and long-term room rentals in Penang. For the purposes of the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”) we are the data user for the personal data described here. You can reach us at admin@hivebybees.com or +60 19-990 9821.

What we collect

When you enquire, apply for a room, or live with us, we may collect:

• Who you are — full name, email address, phone number, gender, nationality, and your permanent address.
• Identity documents — your IC or passport number and a photograph of the document, and where relevant your visa, offer letter or enrolment letter.
• Your tenancy — the room and building you choose, move-in date, contract length, whether you need parking, rent, deposits, invoices, payments, meter readings and maintenance requests.
• People connected to you— your emergency contact and, for students, your guardian or parent’s name, phone and email.
• Sensitive personal data — your race, religion, and any medical history you choose to tell us.

Where we get it

Almost everything we hold comes from you, in your enquiry or your application. Two exceptions: if you arrive through a referral link, the tenant who referred you is recorded alongside your application; and details of your emergency contact or guardian reach us from you rather than from them.

Sensitive personal data

Race, religion and health information are “sensitive personal data” under the PDPA, and we process them only with your explicit consent. All three are optional. Rooms are allocated on gender and availability, never on race or religion. We ask so that we can respect dietary and prayer arrangements in a shared home, and so that we can act sensibly if you are unwell. Leaving any of them blank does not affect your application.

Why we collect it

• To assess your application and decide whether we can offer you a room.
• To prepare and manage your tenancy agreement.
• To issue invoices and collect rent, utilities, deposits and other charges.
• To arrange maintenance, cleaning and access cards.
• To contact you, and to contact someone on your behalf in an emergency.
• To meet our legal and tax obligations, including electronic invoicing.

Who else sees it

We disclose personal data only where it is necessary, and to:

• Your guardian or parent, if you are a student — they are copied on your monthly invoices.
• The Inland Revenue Board (LHDN), through the MyInvois system, where an electronic invoice is required. This includes your name, address, contact details and identification number.
• The owner of the unit and its building management, where needed to register you as a resident, issue access cards or arrange repairs.
• Our service providers — including our email provider and our contractors for cleaning and maintenance — who act on our instructions.
• Government authorities or advisers, where the law requires it or where we need to establish or defend a legal claim.

We do not sell your personal data, and we do not use it for advertising.

Details of other people

Your application asks for an emergency contact, and for students a guardian. Please only give us their details if they are content for you to, and tell your guardian that they will be copied on your monthly invoices. If they would rather we did not hold their details, or would rather not receive the invoices, write to us and we will remove them.

Sending data outside Malaysia

Our email is handled by Google Workspace, so messages we send you — and the invoices attached to them — are processed on servers outside Malaysia. We rely on that provider’s own protections, and we do not transfer your data anywhere else abroad.

Do you have to give it

The information marked as required on our application form is necessary for us to consider your application and to enter a tenancy agreement with you. If you do not provide it, we will not be able to offer you a room. Anything else — medical history, for example — is voluntary, and withholding it does not affect your application.

How long we keep it

We keep your tenancy and financial records for seven years after your tenancy ends, which is the period Malaysian tax law requires. An application that does not lead to a tenancy is kept for twelve months and then deleted. Identity documents are deleted once they are no longer needed to verify who you are.

How we protect it

Identity documents, receipts and signed agreements are stored outside our public website and released only to authorised staff after a check. Access to contact details and identity data inside our system is restricted by role, and those views are logged. Our database is backed up nightly and the backups are encrypted.

Your rights

Under the PDPA you may ask us to:

• give you a copy of the personal data we hold about you;
• correct anything that is inaccurate, incomplete or out of date;
• limit how we process your data, including how we contact you; or
• withdraw a consent you have given at any time — tell us and we will stop that processing, and explain anything it affects.

Write to admin@hivebybees.com and we will respond as soon as we can. A fee may apply to a request for access, as allowed under the PDPA. You may also complain to the Personal Data Protection Commissioner.

Changes to this notice

If we change how we use personal data we will update this page and the date at the top of it.

Siapa kami

Hive by Bees, dikendalikan oleh Home & Away, menyediakan penginapan co-living dan sewaan bilik jangka panjang di Pulau Pinang. Bagi maksud Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“APDP”), kami ialah pengguna data bagi data peribadi yang dinyatakan di sini. Hubungi kami di admin@hivebybees.com atau +60 19-990 9821.

Data yang kami kumpul

• Maklumat diri — nama penuh, alamat e-mel, nombor telefon, jantina, kewarganegaraan dan alamat tetap.
• Dokumen pengenalan — nombor kad pengenalan atau pasport dan gambar dokumen tersebut, serta visa atau surat tawaran pengajian jika berkaitan.
• Maklumat penyewaan — bilik dan bangunan pilihan anda, tarikh masuk, tempoh kontrak, keperluan tempat letak kereta, sewa, deposit, invois, pembayaran, bacaan meter dan permohonan penyelenggaraan.
• Orang yang berkaitan dengan anda — hubungan kecemasan anda dan, bagi pelajar, nama, telefon dan e-mel penjaga atau ibu bapa.
• Data peribadi sensitif — bangsa, agama, dan sebarang maklumat kesihatan yang anda kongsikan.

Sumber data

Hampir semua maklumat yang kami simpan datang daripada anda sendiri, melalui pertanyaan atau permohonan anda. Dua pengecualian: jika anda datang melalui pautan rujukan, penyewa yang merujuk anda direkodkan bersama permohonan anda; dan maklumat hubungan kecemasan atau penjaga anda sampai kepada kami daripada anda, bukan daripada mereka.

Data peribadi sensitif

Bangsa, agama dan maklumat kesihatan adalah “data peribadi sensitif” di bawah APDP, dan hanya diproses dengan kebenaran nyata anda. Ketiga-tiganya adalah pilihan. Bilik diagihkan mengikut jantina dan kekosongan, bukan mengikut bangsa atau agama. Kami bertanya supaya kami dapat meraikan keperluan pemakanan dan ibadah dalam rumah yang dikongsi, dan supaya kami boleh bertindak dengan sewajarnya sekiranya anda kurang sihat. Membiarkannya kosong tidak menjejaskan permohonan anda.

Tujuan pengumpulan

• Menilai permohonan anda dan menentukan sama ada kami boleh menawarkan bilik.
• Menyediakan dan menguruskan perjanjian penyewaan anda.
• Mengeluarkan invois dan mengutip sewa, utiliti, deposit dan caj lain.
• Mengatur penyelenggaraan, pembersihan dan kad akses.
• Menghubungi anda, dan menghubungi wakil anda sekiranya berlaku kecemasan.
• Memenuhi kewajipan undang-undang dan cukai, termasuk e-invois.

Pihak yang menerima data anda

• Penjaga atau ibu bapa anda, jika anda seorang pelajar — mereka disalinkan pada invois bulanan anda.
• Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN), melalui sistem MyInvois, apabila e-invois diperlukan. Ini termasuk nama, alamat, maklumat perhubungan dan nombor pengenalan anda.
• Pemilik unit dan pihak pengurusan bangunan, apabila perlu untuk mendaftarkan anda sebagai penghuni, mengeluarkan kad akses atau mengatur pembaikan.
• Pembekal perkhidmatan kami — termasuk pembekal e-mel serta kontraktor pembersihan dan penyelenggaraan — yang bertindak atas arahan kami.
• Pihak berkuasa atau penasihat, apabila dikehendaki oleh undang-undang atau untuk membela tuntutan undang-undang.

Kami tidak menjual data peribadi anda dan tidak menggunakannya untuk pengiklanan.

Maklumat orang lain

Permohonan anda meminta hubungan kecemasan, dan bagi pelajar, seorang penjaga. Sila berikan maklumat mereka hanya jika mereka bersetuju, dan beritahu penjaga anda bahawa mereka akan disalinkan pada invois bulanan anda. Jika mereka tidak mahu maklumat mereka disimpan, atau tidak mahu menerima invois tersebut, hubungi kami dan kami akan mengeluarkannya.

Pemindahan data ke luar negara

E-mel kami dikendalikan oleh Google Workspace, jadi mesej yang kami hantar kepada anda — termasuk invois yang dilampirkan — diproses di pelayan di luar Malaysia. Kami bergantung pada perlindungan pembekal tersebut, dan kami tidak memindahkan data anda ke tempat lain di luar negara.

Adakah wajib diberikan

Maklumat yang ditandakan sebagai wajib dalam borang permohonan kami diperlukan untuk mempertimbangkan permohonan anda dan untuk memeterai perjanjian penyewaan. Tanpa maklumat itu, kami tidak dapat menawarkan bilik kepada anda. Maklumat lain — contohnya sejarah perubatan — adalah sukarela dan tidak menjejaskan permohonan anda.

Tempoh penyimpanan

Kami menyimpan rekod penyewaan dan kewangan anda selama tujuh tahun selepas penyewaan berakhir, iaitu tempoh yang dikehendaki oleh undang-undang cukai Malaysia. Permohonan yang tidak menjadi penyewaan disimpan selama dua belas bulan dan kemudian dihapuskan. Dokumen pengenalan dihapuskan apabila tidak lagi diperlukan untuk mengesahkan identiti anda.

Perlindungan data

Dokumen pengenalan, resit dan perjanjian yang ditandatangani disimpan di luar laman web awam kami dan hanya dilepaskan kepada kakitangan yang dibenarkan selepas pemeriksaan. Akses kepada maklumat perhubungan dan data pengenalan dalam sistem kami dihadkan mengikut peranan, dan akses tersebut direkodkan. Pangkalan data kami disandarkan setiap malam dan sandaran itu disulitkan.

Hak anda

Di bawah APDP, anda boleh meminta kami untuk:

• memberikan salinan data peribadi yang kami simpan mengenai anda;
• membetulkan maklumat yang tidak tepat, tidak lengkap atau sudah lapuk;
• mengehadkan pemprosesan data anda, termasuk cara kami menghubungi anda; atau
• menarik balik kebenaran yang telah diberikan pada bila-bila masa — beritahu kami dan kami akan menghentikan pemprosesan itu, serta menerangkan apa yang terjejas.

Hubungi admin@hivebybees.com dan kami akan membalas secepat mungkin. Bayaran mungkin dikenakan bagi permintaan akses, sebagaimana dibenarkan di bawah APDP. Anda juga boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi.

Perubahan pada notis ini

Sekiranya kami mengubah cara data peribadi digunakan, kami akan mengemas kini halaman ini berserta tarikh di bahagian atas.

Questions about this notice? Contact us.